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Comment implanter la digitalisation de votre direction juridique ? (gratuitement)

Mis à jour : 12 juin 2019




En voyant d’autres directions juridiques innovantes, vous vous êtes décidé à digitaliser la vôtre. Ceci suppose que vous ayez d’abord diagnostiqué les besoins prioritaires de digitalisation de votre direction juridique.


Une fois vos besoins et contraintes bien définis, et après avoir embarqué vos collaborateurs dans cette démarche, il est temps de passer aux chose concrètes !


Voici des exemples (gratuits) que nos partenaires ont choisi d’implémenter avec succès :



- Mettre à jour / redéfinir les obligations de conservation des documents : le droit se digitalise aussi ! De plus en plus de documents peuvent désormais être conservés de manière électronique. Organisez une revue de vos obligations légales, redéfinissez vos règles de conservation documentaires. Vous pourrez ainsi numériser énormément de vos documents, jeter les versions papier, et retrouver facilement vos données depuis votre ordinateur plutôt que depuis la sombre salle d’archivage.


- Créer / ranger sa base de données digitale : Si une Gestion Electronique des Documents payante comme Secib ou Ixarys n’est pas possible pour vous, commencez par réorganiser vos dossiers numériques partagés. Adoptez une nomenclature pertinente et cohérente pour vos documents et hiérarchiser les dossiers de votre nouvelle base de données digitale ! Assurez-vous que votre équipe comprend et adhère à cette démarche car ils seront responsables de maintenir cette base de données dans le temps. Montrez l’exemple !


- Créer / mettre à jour ses templates : Créez des templates en vous focalisant sur les types de documents les plus utilisés par vos équipes. Formulez les conditions selon lesquelles vous adopterez un type de clause plutôt qu’un autre. Si une solution payante comme Pandadoc n’est pas adaptée pour vous, vous pouvez utiliser des modèles gratuits de contrats en ligne en combinaison avec vos propres documents et contrats antérieurs, pour créer vos propres templates. Enregistrez vos modèles dans votre nouvelle base de données digitale. Et plutôt qu’utiliser le même exemple qu’il y a cinq ans, mettez-en place un cycle de mise à jour de ces templates (annuel par exemple).


- Capitaliser sur chaque nouveau document digital : qu’il s’agisse de rédaction d’actes ou de rédactions de contrats, il est très probable que votre département juridique a déjà fait face à un certain nombre de situations de ce genre. A la fin de chaque projet, ne sauvegardez pas que la version signée de vos documents, mais aussi la dernière version éditable. Vous vous remercierez la prochaine fois que vous avez besoin de ce type de document.


- Constituer un clausier digital : ne parcourez plus dix documents pour retrouver votre exemple de clause préféré ! Ayez le réflexe de sauvegarder les exemples de clauses les plus pertinents pour pouvoir facilement les réintégrer à votre prochain projet. Vous pouvez utiliser des outils classiques de traitement de texte ou de tableur, mais pour faciliter la recherche des clauses pertinentes selon des règles spécifiques, vous pouvez utiliser gratuitement le Policy Generator de Lawgarithm.


- Automatiser ses checklists : vous savez que vos statuts et vos contrats doivent contenir un certain nombre de stipulations obligatoires, d’un point de vue légal ou interne. Facilitez-vous la vie, n’ayez plus à essayer de vous souvenir de tous les points importants. Capitalisez sur l’intelligence collective et vos propres expertises pour lister pour chaque type de document les éléments que vous souhaitez voir intégrés. Il s’agit d’aller plus loin que le simple template ! Pour cela, vous pouvez utiliser gratuitement le Policy Generator de Lawgarithm.


- Essayer la signature électronique : en 2018, moins de 4% des directions juridiques ont adopté la signature électronique – alors que les solutions sont nombreuses ! C’est pourquoi les prestataires tels que Hellosign et Eversign offrent de plus en plus une période d’essai gratuite. C’est l’opportunité pour vous d’essayer cette solution sur quelques contrats en interne mais aussi avec vos partenaires. Si cette solution correspond à vos besoins, vous pourrez capitaliser sur ses résultats gratuits pour ensuite convaincre d’adopter une solution payante !


En implémentant ces solutions, vous prenez les initiatives indispensables de la digitalisation de votre direction juridique.


La plupart des solutions legaltech plus avancées exigeront d’ailleurs que vous ayez déjà adopté ces premiers réflexes.


Vous ne pouvez malheureusement pas passer de l’archivage papier à la digitalisation complète de vos processus en un clin d’œil, mais ces premières étapes seront le socle de la digitalisation continue de votre département – alors c’est parti !


Pour en savoir plus sur notre Policy Generator gratuit qui vous aidera a digitaliser votre cycle de vie contractuel, c’est par ici:





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